Anonim şirket olağan genel kurulu kararı noter onayı ve tescil zorunlu mu? Karar alıp karar defterine yapıştırmak yeterli oluyor mu?Noter onayı zorunludur.Anonim Şirket Genel Kurul İşlemiMersis’ten başvuru yapılarak talep nosu alınmalı ve randevusuz olarak bölge temsilciliğine başvuru yapılmalıdır.1-) DilekçeŞirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı, vekaleten imzalanmış ise vekaletin aslı veya onaylı sureti eklenmeli, ekindeki evrak dökümünü içermelidir.2-) Genel kurul karar defterinden noter onaylı toplantı tutanağı (1 nüsha)3-) Hazirun cetveli4-) Bakanlık temsilcisi atama yazısı (Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olan toplantılarda)5-) Bakanlık temsilcisinin bulunmadığı tek pay sahipli anonim şirket genel kurullarında, vekaleten katılım varsa noter huzurunda düzenlenmiş vekaletname aslı ibraz edilmelidir. (Detay)Dikkat:Bağımsız denetime tabi şirketler, genel kurulda mutlaka TTK 399 a göre bir yıl için Bağımsız denetçi seçmeleri zorunlu olup genel kurulda denetçinin, tam ünvanı, adres bilgisi, vergi kimlik numarası, bağlı olduğu ticaret sicil müdürlüğü ve sicil numarası ile mersis numarasına yer verilmiş olması gerekmektedir, Beyan ÖrneğiNot:Yönetim kurulunda / müdürler kurulunda birden fazla Tüzel kişi olması halinde; her tüzel kişi için ayrı ayrı gerçek kişinin belirlenmiş olması gerekmektedir,Birden fazla tüzel kişilik için, temsilci olarak aynı gerçek kişi belirlenmemeli.Tüzel kişinin yönetim kuruluna seçilmesi halinde, tüzel kişi ile birlikte ve tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen gerçek kişinin adı-soyadı, adresi, uyruğu ve T.C. Kimlik numarasını (yabancı uyruklularda vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası) içerecek şekilde alınmış tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin yetkili organ kararının noter onaylı örneği (Tüzel kişiliğin yabancı uyruklu olması halinde, bu kararın şirketin tabi bulunduğu ülkedeki Türk Konsolosluğu tarafından veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylanmış ve bunların noter onaylı Türkçe çevirilerinin yapılmış olması gereklidir) ile tüzel kişi adına yabancı uyruklu bir kişi belirlenmesi ve bu yabancı kişinin de Türkiye’de ikamet ediyor olması halinde, ikamet tezkeresiTüzel kişi yönetim kurulu üyesinin yabancı uyruklu olması halinde tüzel kişinin güncel sicil kayıtlarını içeren belge ( Bu belgenin, şirketin tabi bulunduğu ülkedeki Türk Konsolosluğu veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylanmış ve bunların noterden onaylı Türkçe çevirilerinin de yaptırılmış olması gerekir.)Yabancı uyruklu tüzel imza yetkilisi / yönetim kurulu üyesi girişi var ise genel kurul tutanağında vergi numarası belirtilmelidir.Tüzel Yönetim kurulu üyesi Türk uyruklu fakat ticari ikametgahı İstanbul dışında ise tüzel ortağın kayıtlı bulunduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü ve Ticaret sicil numarası / vergi kimlik numarası ile Mersis numarası kararda/tadil mukavelesinde belirtilmelidir.UYARI:“Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak hazırlanacak iç yönergenin ilk yapılacak olağan / olağanüstü genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur. Genel kurul toplantı usul ve esasları hakkında düzenlenen iç yönerge altında yönetim kurulu üyesi ve toplantı başkanı imzası bulunmalı, iç yönerge metni bir suret olarak ibraz edilmelidir.Tüzel Kişi Adına, Tüzel Kişi Tarafından Belirlenen Gerçek Kişinin Bildirimi Hakkında AçıklamaTüzel kişi yönetim kurulu üyesi bulunan anonim şirketlerde görev dağılımı ile temsil kararlarında, görev ve yetki tüzel kişi yönetim kurulu üyesine verilmelidir. Ayrıca tutanakta tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin gerçek kişi temsilcisinin ad-soyadı, yerleşim yeri, vatandaşlığı, TC Kimlik Numarası, yabancı uyruklu ise vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası belirtilmelidir. Yabancı uyruklu gerçek kişi temsilcinin ikamet adresi Türkiye’de ise ikamet tezkeresi eklenmelidir. Buna ilişkin karar örneği ektedir.Genel kurulda yönetim kurulu seçimi yapıldı ve temsil yetkisi belirlenmedi ise tüm yönetim kurulu üyelerine ait şirket ünvanlı imza beyannamesi. Temsil yetkisi belirlendi ise sadece temsil yetkisi verilen kişilere ait şirket ünvanlı imza beyannamesiYönetim kurulu üyelerinin T.C. kimlik numaraları (yabancı uyrukluların vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası) belirtilmelidir.Genel kurul toplantısında pay sahibi olmayan kişilerin yönetim kurulu üyeliklerine seçilmesi halinde bunların bu göreve aday olduklarını veya görevi kabul ettiklerini belirten yazılı beyan.Bu belgede yerleşim yeri, uyruğu, T.C. vatandaşı ise kimlik numarası, yabancı uyruklu ise vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası belirtilmeli, yabancı uyruklu ise ekinde onaylı pasaport sureti ve ikameti Türkiye’de olan yabancı uyruklu için onaylı ikamet tezkeresi eklenmelidir.Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarında yetkililerin adları kısaltılmadan yazılmalıdır.BAKANLIK TEMSİLCİSİ BULUNDURMA ZORUNLULUĞU OLAN ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL TOPLANTILARI“Bakanlık Temsilcisi” bulundurma zorunluluğu bulunan anonim şirket genel kurul toplantıları, 28.11.2012 tarih ve 28481 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” m.32’de düzenlenmiştir.Buna göre; aşağıdaki anonim şirket genel kurul toplantılarında “Bakanlık Temsilcisi”nin bulunması zorunludur:1-) Kuruluş ve esas sermaye değişikliği bakanlık iznine tâbi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında (Buna göre; bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tâbi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi anonim şirketlerin genel kurullarına, “Bakanlık Temsilcisi”nin katılımı zorunlu olacaktır.)2-) Genel kurullarında elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında3-) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında4-) Yurt dışında yapılacak bütün imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında5-) Gündeminde, sermayenin artırılması veya azaltılması bulunan genel kurul toplantılarında6-) Gündeminde, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi veya kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye sistemi tavanının artırılmasına ilişkin konular bulunan genel kurul toplantılarında7-) Gündeminde, faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği bulunan genel kurul toplantılarında