Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC) ve Perakende Satış Fişlerinin Toplu Kaydı Nasıl Yapılır? Giriş İşletmelerin günlük faaliyetleri kapsamında elde ettikleri gider belgeleri arasında en yaygın olanlardan biri ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) fişleridir. Bu fişlerin defter kayıtlarına nasıl alınacağı, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için sıklıkla tereddüt konusu olmaktadır.Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 08.10.2018 tarihli özelgesinde, ÖKC fişlerinin muhasebe kayıtlarına toplu olarak alınmasının yasal çerçevesi net bir şekilde açıklanmıştır. Yasal Dayanak: Vergi Usul Kanunu’nun İlgili Maddeleri 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) işletmelerin defter ve kayıt düzenini ayrıntılı biçimde düzenlemektedir.Konuyla doğrudan ilgili olan bazı maddeler şunlardır: VUK Madde 171: Defterlerin tutulma amacı; mükellefin servet, sermaye ve faaliyet sonuçlarını doğru şekilde tespit etmektir. VUK Madde 183: Yevmiye defterine kaydedilecek işlemler, tarih sırasına göre düzenli ve madde halinde yazılmalıdır. VUK Madde 219: Kayıtlar zamanında yapılmalıdır. İşlemlerin 10 günden fazla geciktirilmesi caiz değildir. Ayrıca muhasebe fişleri veya bordrolara dayalı kayıtlar, 45 günü aşmamak kaydıyla deftere işlenmiş sayılmaktadır. Günlük kasa, satış veya serbest meslek defterlerine yapılan kayıtların ise günü gününe yapılması zorunludur. ÖKC Fişlerinin Kayıt Süresi Vergi Usul Kanunu’na göre işletmeler, ÖKC fişlerini işin hacmine ve gereğine uygun bir süre içinde, yani en geç 10 gün içinde defterlerine kaydetmelidir. Bu süre, muhasebenin düzenini ve açıklığını bozmayacak şekilde uygulanmalıdır. ÖKC Fişlerinin Toplu Kayıt Edilmesi Mümkün mü? Gelir İdaresi Başkanlığı’nın özelgesine göre, ödeme kaydedici cihaz fişleri (örneğin kırtasiye, temizlik, akaryakıt giderleri gibi) defterlere tek tek kaydedilebileceği gibi, 10’ar günlük dönemler itibariyle toplu olarak da kaydedilebilir. Bu durumda işletme, ilgili dönemdeki fişleri içeren bir icmal liste oluşturmalıdır.İcmal, aşağıdaki bilgileri içermelidir: Fiş tarihi Fiş numarası Satıcı bilgisi Mal veya hizmetin KDV oranı Bu bilgilerle oluşturulan icmal, tek bir yevmiye maddesi olarak kayıtlara alınabilir. Toplu Kayıt Nasıl Yapılmalıdır? Uygulamada birçok işletme, fişleri A4 kağıtlarına yapıştırarak dönemsel olarak muhasebeleştirmektedir.Bu yöntem, aşağıdaki koşullara uyulduğu sürece Vergi Usul Kanunu’na uygundur: Fişler en fazla 10’ar günlük dönemler halinde toplanmalıdır. Her döneme ait icmal listesi düzenlenmelidir. Kayıtlar, VUK 219. maddede belirtilen süreler içinde deftere geçirilmelidir. Her fişin düzenlenme tarihi esas alınmalıdır. Bu şekilde yapılan kayıtlar hem kanuna uygun hem de muhasebe açısından pratik bir çözümdür. Muhasebenin Düzen ve Açıklığı Esastır Özelgede açıkça belirtildiği üzere, Vergi Usul Kanunu kayıtların nasıl yapılacağına dair şekil şartları getirmemekte; sadece düzen, açıklık ve zamanında kayıt ilkelerini zorunlu kılmaktadır.Bu nedenle, toplu kayıt yöntemi kullanılabilir; ancak kayıtların doğruluğunu, izlenebilirliğini ve belgelendirilmesini sağlamak şarttır. Sık Yapılan Hatalar Fişlerin birden fazla dönemi kapsayacak şekilde tek icmalde toplanması. Fiş tarihleri ile defter kayıt tarihlerinin 10 günü aşması. İcmallerde fiş numarası veya KDV bilgisinin eksik bırakılması. Bu hatalar, denetimlerde belge bütünlüğü ihlali olarak değerlendirilebilir. Sonuç ve Değerlendirme İşletmeler, ödeme kaydedici cihaz fişlerini ayrı ayrı veya toplu şekilde defterlerine kaydedebilirler.Ancak toplu kayıt yapılacaksa: En fazla 10’ar günlük dönemler, Eksiksiz icmal listesi, Zamanında deftere intikal şartlarına uyulmalıdır. Bu uygulama, hem muhasebe işlemlerinde kolaylık sağlar hem de Vergi Usul Kanunu’na tam uyum kazandırır. 10 Soru 10 Cevap Tablosu SoruCevapÖKC fişleri toplu kaydedilebilir mi?Evet, en fazla 10’ar günlük dönemler halinde icmal listesiyle toplu kaydedilebilir.Toplu kayıtta hangi bilgiler yer almalıdır?Fiş tarihi, numarası, satıcı bilgisi ve KDV tutarı.Fişler en geç ne kadar sürede kaydedilmelidir?Her işlem en geç 10 gün içinde deftere geçirilmelidir.Toplu kayıt dönemini aşarsam ne olur?VUK 219’a aykırı olur ve usulsüzlük riski doğar.Fişleri A4 kağıdına yapıştırarak saklamak uygun mu?Evet, bilgi bütünlüğü sağlanmak koşuluyla uygundur.İcmal kaydı nasıl yapılır?Açıklamalardaki detaylara uymak şartı ile 10 günlük fişlerin toplamı tek yevmiye maddesi olarak kaydedilebilir.Günlük fişlerin ayrı kaydı zorunlu mu?Hayır, toplu kayıt mümkündür ancak 10 günü aşmamalıdır.Fişlerde KDV bilgisi şart mı?Evet, her icmalde KDV tutarı belirtilmelidir.Hangi kanun maddeleri uygulanır?VUK 171, 183 ve 219. maddeler.Bu düzenleme kimleri kapsar?ÖKC kullanan tüm gerçek ve tüzel mükellefleri kapsar. ÖRNEK ÖZELGE T.C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI İzmir Vergi Dairesi Başkanlığı Gelir Vergileri Usul Grup Müdürlüğü    Sayı:67854564-105[1741-6000]-E.39081908.10.2018Konu:Ö.K.C/Perakende Satış Fişlerinin Toplu Kaydı  İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda, firmanızın yapmış olduğu iş yeri giderlerinden ödeme kaydedici cihaz fişlerini (kırtasiye, akaryakıt, temizlik malzemesi gibi) gider olarak işlerken 10’ar günlük olarak A4 kağıtlarına yapıştırıp, toplamının çekilerek fiş açıklamasına …./2018 dönemi fişli giderler şeklinde kayıt yapılmasının uygun olup olmadığı hususunda Başkanlığımız görüşü talep edilmektedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanununun; – 171 inci maddesinde, “Mükellefler bu kanuna göre tutacakları defterleri vergi uygulaması bakımından aşağıdaki maksatları sağlayacak şekilde tutarlar: 1. Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek; 2. Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek; 3. Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek; 4. Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek; 5. Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını (emanet mahiyetindeki değerler dahil) kontrol etmek ve incelemek.“, – 183 üncü maddesinde, “Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi icap eden muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir.“, – 219 uncu maddesinde, “Muameleler defterlere zamanında kaydedilir. Şöyle ki: a) Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir. b) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesine cevaz vermez. c) Günlük kasa, günlük perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir.” hükümlerine yer verilmiştir. Mezkur Kanunun açık hükmü gereğince, muamelelerin, işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin düzen ve açıklığını kaybetmeyecek bir zaman zarfında Vergi Usul Kanununun yukarıda yer verilen 219 uncu maddesinde yer alan süreler içerisinde kayıtlara intikal ettirilmesi gerekmektedir Söz konusu hükümlerden de anlaşılacağı üzere Vergi Usul Kanununda, bu Kanuna göre tutulan defterlerin kayıt şekilleri konusunda, herhangi bir hüküm yer almamakta; ancak kayıtlarda bulunması gereken asgari bilgi, kayıt zamanı ve maksat konusunda düzenlemeler yer almaktadır. Buna göre, ödeme kaydedici cihaz fişleri, defterlere ayrı ayrı kaydedilebileceği gibi; en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodu dikkate alınarak oluşturulacak bir icmale (ÖKC satış fişinin tarihi, kimden alındığı, numarası ve malın KDV’si gibi bilgileri ihtiva edecek şekilde) bağlanmak suretiyle, her bir icmal itibariyle, tek bir yevmiye maddesi olarak da kaydedilebilir. Diğer yandan, işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin düzen ve açıklığını kaybetmeyecek şekilde her bir belgenin düzenlenme tarihinden itibaren mezkûr maddede yer alan kayıt süreleri dikkate alınarak kayıtlara intikal ettirilmesi gerekeceği tabiidir. Bilgi edinilmesini rica ederim. (*)     Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir. (**)   İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir. (***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır. ÖNERİLEN DİĞER İÇERİKLER Re’sen Terk Ettirilen Şirketlere Ait Araçların Hurdaya Ayrılması ve Vergisel İşlemler Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. Muhasebenews veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.